Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Государственные тендеры представляют собой большой рынок сбыта продукции, а заказчиками выступают крупные корпорации с госучастием или само государство. Участвовать в процедурах закупок могут ИП и небольшие компании, а с недавних пор и самозанятые граждане. Расскажем, как участвовать в тендерах начинающему поставщику в нашей пошаговой инструкции.

Что такое тендер

Тендер или закупка — это процедура торгов, в ходе которой заказчики отбирают лучшие предложения о поставках необходимых им товаров, получают заявки на выполнение работ и услуг.

В законах понятие «тендер» встречается только под словом «закупка». Под закупкой понимают процесс приобретения необходимых благ для нужд государства и муниципалитетов. Деньги на закупки выделяют из государственной казны.

В качестве заказчиков выступают учреждения, которые не имеют права покупать товары напрямую — это больницы, детские сады и школы, административные учреждения. Поставщики предлагают им купить продукты питания, медикаменты и расходные материалы, оказывают услуги по ремонту помещений и обслуживанию техники.

Какие есть виды тендеров и как их регулирует закон

Тендеры делят на три вида в зависимости от того, из каких источников финансируется закупка:

1. Государственные закупки. На таких торгах приобретаются товары и услуги для учреждений, которые функционируют за счет средств госбюджета. Основной закон, который регулирует правила этих торгов — 44-ФЗ.
2. Тендеры, которые проводятся с привлечением внебюджетных средств. Заказчики в таких закупках — компании, доля государства в капитале которых составляет не менее половины. Основной закон для таких тендеров — 223-ФЗ.
3. Коммерческие закупки. Заказчиками на коммерческих тендерах являются частные компании, которые при проведении закупочных процедур опираются на нормы гражданского права — определенные статьи Гражданского кодекса. Помимо этого, каждый заказчик составляет свое положение о закупке, которое не должно противоречить законам РФ.

Еще тендеры делят на:

1. открытые, информацию о которых публикуют в открытом доступе на сайте Единой информационной системы;
2. закрытые, данные о проведении которых каждый участник получает в личной электронной переписке или по почте.

Где проходят тендеры

Чтобы разобраться, как начать участвовать в тендерах, расскажем, где заказчики размещают запросы на товары и услуги компаний. Основная площадка, где они публикуют тендеры — официальный сайт ЕИС, Единой информационной системы госзакупок. Если вы только присматриваетесь к госзакупкам,  начинать знакомство с тендерами лучше с него.

Существуют и другие сайты с информацией о государственных заказах:

1. Электронные торговые системы;
2. РТС-Тендер;
3. ТЭК-Торг и другие

Полный список таких площадок есть на сайте ЕИС.

Еще есть несколько сервисов, которые облегчают процесс участия в тендерах для начинающих. Сервисы помогают им подобрать закупки, исходя из узких параметров, анализировать запросы заказчиков и предложения конкурентов:

1. Тендерплан;
2. Контур Закупки и другие.

Как выбирают победителей тендера

Если в тендере всего один этап, организатор выберет победителя, изучив все предложения, минуя встречи с участниками торгов и дополнительные обсуждения.

Если закупка подразумевает два этапа, на первом отбирают все интересующие предложения, а на второй стадии переходят к выбору победителя. В процессе отбора заказчик может внести уточнения в требования к соискателям, а участники смогут перед финалом отбора заняться доработкой заявки.

В аукционах самым важным критерием отбора является низкая цена в заявке.

В конкурсах победу присуждают участнику с наилучшими условиями, и это может быть не только цена, но и соответствие другим факторам. Например, при постройке здания может быть важен дизайн, а при поставке продуктов питания — их высокое качество и свежесть.

В запросах котировок, по аналогии с аукционом, победителем станет тот, чья цена будет ниже конкурентов. Но есть важное условие — сроки подачи заявок на запрос котировок составляет до 7 дней, так что важно успеть предоставить документы быстро.

В тендерах с запросом предложений такие же условия отбора победителей, как и в конкурсе, но сроки проведения сокращены до 10 дней.

Закупки у единственного поставщика — единственный тендер, в котором нет конкурса. Заказчику не приходится делать выбор, а заказ обычно получает компания-монополист, например Почта России.

Как подготовиться к тендерам

Если вас интересуют тендеры, но с чего начать — непонятно, следуйте нашей пошаговой инструкции по подготовке к участию в них.

Как оформить ЭЦП

Электронная подпись аналогична личной. Если собственноручной подписью подписывают бумажные документы, то электронную используют, чтобы заверить цифровые. Электронная подпись состоит из набора из цифр и букв, который полностью уникален и является цифровой меткой.

С 2022 года КЭП выдают только в отделах ФНС и у некоторых операторов, которые получили статус доверенных лиц налоговой службы. Платить за выдачу квалифицированной подписи не нужно.

Чтобы получить электронную подпись, нужно:

1. Обратиться в офис доверенного лица налоговой службы или в удобное отделение ФНС и подать заявление лично или отправить заявление в электронном виде на сайте лицензированного партнера налоговой или самой ФНС.
2. Купить специальный, защищенный от взлома, токен с сертификатом ФСТЭК или ФСБ, куда запишут КЭП. Такой носитель-флешка стоит около 2 000 рублей.
3. Получить подпись в офисе партнера или ФНС может лично руководитель компании или ИП. Для выдачи нужны СНИЛС, паспорт и токен, куда запишут КЭП.

Узнать адреса отделений ФНС, которые выдают КЭП в вашем регионе можно на сайте налоговой службы. Удобнее всего записаться на прием через сервис онлайн-записи. В список доверенных лиц, которые могут наравне с ФНС выдавать КЭП, входят банки ВТБ и Сбер.

Для работы с КЭП нужна специальная программа. До 28 октября 2022 года ее можно скачать бесплатно на сайте ФНС.

Как зарегистрироваться на ЭТП

Чтобы получить доступ к тендерам, нужна регистрация в системе ЕИС. Она автоматически дает доступ к закупкам, которые проводят на всех авторизованных площадках торгов, на трехлетний срок.

Вот как проходит процесс регистрации:

1. создайте на Госуслугах учётную запись и подтвердите ее;
2. заполните профиль ИП или компании;
3. зарегистрируйте свою компанию в ЕИС.

В течение суток все торговые площадки получат информацию о регистрации нового поставщика.

Как открыть спецсчёт и перевести деньги

Чтобы участника допустили к торгам, у него должен быть открыт банковский спецсчет. Он используется исключительно для тендеров, его нельзя использовать в иных целях. Специальный счет нужен, чтобы обеспечить заявку и выполнение госконтракта собственными деньгами или заемными средствами.

Если поставщик проиграет в тендере, деньги вернутся на счет. Если он победит в закупке, но откажется подписать госконтракт, заказчик получит обеспечение в качестве компенсации.

Как найти подходящий тендер

Поиск тендеров можно вести вручную или используя специализированные сервисы. Тендеры для начинающих с нуля, с минимальной суммой закупки и низким уровнем конкуренции, удобно искать на торговом агрегаторе Берёзка.

Масштабные закупки по 44-ФЗ ищут на специализированных площадках, таких как «Сбербанк-АСТ» или на платформе ЕИС. Чтобы не ошибиться со специализацией закупки, в параметрах поиска введите код ОКПД2. Коды есть в разделе Справочники на сайте ЕИС.

Чтобы сэкономить время на подбор тендеров, воспользуйтесь нашим бесплатным сервисом. Он будет еженедельно подбирать предложения заказчиков, которые подходят вашему бизнесу, исходя из заданных ключевых слов и суммы контракта.

Как подготовиться к подаче заявки

Перед тем как подавать заявку, изучите общую информацию и документацию тендера. Если есть вопросы к заказчику, запросите у него разъяснения. Если информация о закупке понятна и условия вас устраивают, подавайте заявку.

Документы по закупке

Каждый заказчик устанавливает список нужных для закупки документов сам. Чаще всего перечень стандартный и выглядит так:

Для компании:

• данные ЕГРЮЛ и другие реквизиты;
• копии учредительной документации;
• решение о назначении руководителя.

Для ИП:

• выписка ЕГРИП;
• паспортные данные.

Для всех участников:

• сформированное для заказчика предложение с указанием цен и сроков поставки или интервала оказания услуг;
• если в торгах участвует представитель — нотариально заверенная доверенность от директора организации или индивидуального предпринимателя на имя представителя;
• другие документы по запросу заказчика.

На что обратить внимание при подготовке документов для участия в тендере:

1. Перед тем, как отправить заявку, изучите правила ее оформления и внимательно им следуйте. Правила можно найти в извещении о закупке, которое пришлет заказчик.
2. В зависимости от формата закупки, документы подают в бумажном или цифровом виде и никак иначе. Любые недочеты недопустимы, за ошибки участник выбывает из числа претендентов на победу.
3. Вносить исправления в оформление документации можно только до того, как вы отправите заявку организатору.
4. Оригиналы документов, которые нужны участнику тендера, нужно заказать заранее, с учетом сроков их изготовления и выдачи в ФНС или других органах.
5. Проверьте, чтобы все документы, которые вы прикрепили к заявке на участие, были действительными, а данные в них — актуальными.
6. Отслеживайте изменения в извещении о закупке самостоятельно. Если заказчик решит что-то изменить в требованиях, система не пришлет оповещение автоматически.
7. Каждый документ отправляйте одним файлом и заверяйте КЭП. Это должен быть скан высокого качества, с хорошо различимым текстом, но не слишком большого размера.
8. Следите за сроками подачи заявки, опоздание равнозначно проигрышу.

Где взять банковскую гарантию

В большинстве случаев от участника тендера нужно обеспечение заявки, которое переводят на специальный счет. Если заказчик в вашей закупке требует обеспечение, а собственных средств для этого не хватает, пользуются услугой банковской гарантии.

Наш сервис позволит вам быстро и с выгодой получить гарантию в одном из банков-партнеров в онлайн-режиме, чтобы уже в ближайшем будущем заключить свой первый госконтракт. Подать заявку можно за 5 минут, оформить и получить — за 1 рабочий день.

Частые ошибки новичков

Самый очевидный, но важный совет новичкам — быть внимательными при изучении закупочной документации — проекта контракта, технического задания, инструкций. К примеру, если ошибиться с ценой, контракт не принесет вам прибыли — в лучшем случае, удастся закрыть тендер без убытков, или придется снижать качество товара или услуг.

Если заказчик останется недоволен подрядчиком или поставщиком, он вправе разорвать контракт, а победитель закупки приобретет статус недобросовестного и не сможет участвовать в торгах еще два года.

Вот на что еще стоит обратить особое внимание:

Сразу оцените реальный масштаб работ или объем поставок по контракту и свои силы. Если закупка подчиняется правилам 44-ФЗ, условия контракта не подлежат изменениям после подписания. Поменять товар, назначить другую цену или перенести сроки исполнения будет уже нельзя. Если контракт подписан, значит условия закреплены. Лучше лишний раз прочитайте документ до того, как поставить автограф.

Обратите внимание на то, как формируют цену товара в закупке. Если поставщик понимает под ценой только непосредственные затраты на выпуск товара, то заказчик чаще всего уже вложил в нее:

• транспортные расходы;
• страхование;
• стоимость упаковки;
• затраты на маркировку;
• услуги грузчиков.

Не пытайтесь сдвинуть срок подписания договора с госзаказчиком. Большинство процессов в госзакупках происходят автоматически на цифровой платформе. У заказчика нет возможности повлиять на сроки приема заявок, поэтому важно уложиться в регламентированное время. 

Если пользуетесь обеспечением, рассчитайте комиссию банка. Случаи, когда все документы поданы точно в срок и оформлены без ошибок, а участника дисквалифицируют только потому, что на обеспечение не хватает небольшой суммы — вовсе не редкость. Банк может взять комиссию за блокировку обеспечения на счете, а ЭТП отклонит заявку, если обеспечение окажется меньше требуемого даже на несколько рублей. Поэтому на спецсчет нужно положить сумму, в которой комиссия уже учтена.