Какие документы нужны для участия в тендерах и аукционах?

Для участия в торгах необходимо соблюдать определенные правила. Обязательным условием для поставщика товаров, работ услуг является предоставление всей запрашиваемой информации, указанной в объявлении заказчика.

Какие документы нужны для участия в тендерах и аукционах?

Правильное оформление тендерной документации — один из важных критериев, который учитывается при выборе победителя. Если документы заполнены ненадлежащим образом, либо предоставлены не в полном объеме — участник не допускается к тендерной процедуре. Именно поэтому к данному вопросу необходимо подходить тщательно. Документооборот при осуществлении торгов в сфере госзакупок регламентируется 44-ФЗ и 223-ФЗ. Тендерные процедуры коммерческих компаний законодательством не регулируются, заказчик самостоятельно утверждает перечень необходимых документов.

Стандартный пакет документов для участия в тендерах

Документы для участия в открытом конкурсе

Для участия в открытом конкурсе необходимо подготовить весь перечень обязательных документов, в который входит

1. Информация о юридическом/физическом лице. Представители компаний указывают в заявке полное название организации, адреса - фактический и юридический, ИНН учредителей. От частных лиц потребуются данные паспорта, адрес места прописки, контакты.
2. Выписка из ЕГРЮЛ для организаций, для индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП. Допускается прикрепить оригинал, либо нотариально заверенную копию. Физлица представляют ксерокопию паспорта.
3. Ксерокопии учредительной документации, а также имеющиеся лицензии, сертификаты и т.д.
4. Доверенность на представление интересов, подтверждающая должностные права работника на осуществление определенных действий от компании.
5. Документы, свидетельствующие о принадлежности участника торгов к организациям бюджетной сферы.
6. Разрешение руководства о согласии на сделку.
7. Коммерческое предложение, в котором отражается стоимость товара/работ/услуг, объем, страна производства.
8. Сертификаты, паспорта качества — в подтверждение соответствия товара/работ/услуг требованиям, установленным законодательством.
9. Платежный документ, как обеспечение заявки на участие в торгах.
10. Копии ранее исполненных договоров, а также закрытые платежные документы по ним дополнительно предоставляются исполнителем, если в предложении указана цена ниже первоначальной стоимости контракта на 25% и более.

В заявке на участие обязательно указывается список прилагаемых документов. Каждая страница нумеруется, прошивается, заверяется печатью компании и подписью уполномоченного лица

Документы для участия в электронном аукционе

Главное отличие электронного аукциона — весь документооборот, заключение сделки происходит на специализированных электронных торговых площадках (ЭТП). Основные правила участия в подобных тендерах прописаны в ст.66 №44 ФЗ.

Согласно законодательству, подать заявку разрешается только организациям, прошедшим аккредитацию. Для участия в тендерах необходимо предоставить следующий пакет документов, состоящий из двух частей:

1. В зависимости от разновидности закупки, исполнитель подает нормативно-техническую документацию на товары, работы, услуги, если такие условия выдвигает заказчик. Документальное подтверждение может потребоваться относительно любых качеств продукта: размер, характеристики, внешний вид, страна изготовления и прочие.
2. Вторая часть заявки включает основные бумаги юридического лица: устав, лицензии, сертификаты, свидетельство о допуске к определенному виду работ и т.д.

Вся документация обязательно должна быть заверена электронной подписью ответственного лица, у которого есть полномочия на представление интересов компании-участника. Если самостоятельно подготовить необходимый тендерный пакет не получается, обратитесь к соответствующим специалистам.

Документы для подтверждения квалификации участников 

Подтверждение квалификации необходимо участникам торгов, чтобы увеличить шансы на выигрыш тендера. В процедуру входит:

• обеспечение необходимыми материалами для исполнения договора;
• получение опыта аналогичных сделок;
• завоевание деловой репутации.

По каждому из пунктов начисляется определенное количество баллов. Чем их больше, тем выгоднее будет смотреться заявка участника на фоне конкурентов. Для подтверждения квалификации, участники предоставляют диплом о получении высшего образования, копию трудовой книжки, рекомендации с предыдущих мест работы. Достаточно часто участников просят подтвердить опыт исполнения аналогичных контрактов. Для этого предоставляются копии договоров со схожими обязательствами, которые заключались не позже 2-3 лет. Незавершенные и неподтвержденные сделки учитываться комиссией не будут. В качестве подтверждения репутации могут выступать как исполненные контракты, так и рекомендательные письма контрагентов. Если для участия в тендерах требуется доказательство наличия необходимого оборудования, следует предоставить его техническую документацию, либо договор аренды/лизинга.

Куда подавать собранные документы?

Сразу после размещения тендера, открывается прием заявок на участие. Для того, чтобы заявка была принята, необходимо предоставить пакет документации в соответствии с требованиями заказчика. Заявки подаются прямо в ЭТП, оператор проверяет подлинность документов в течение нескольких часов. После успешной верификации, вся информация передается заявителю торгов.

Ошибки при оформлении документов для тендеров

Для того, чтобы заявка на участие в торгах по 44-ФЗ была принята, следует строго руководствоваться определенных правил. К наиболее распространенным ошибкам относятся следующие ситуации:

1. Неверный порядок предоставления документов. Должен соответствовать требованиям, указанным в тендерной заявке.
2. Отсутствие согласия на поставку товаров, выполнение работ, услуг. К заявке прикрепляются документы, подтверждающие качество продуктов: торговая марка, страна производства, использованные при изготовлении материалы и т.д.
3. Указание цены без учета НДС в коммерческом предложении. Все затраты должны включаться в стоимость контракта. Если участник по каким-то причинам не уплачивает налоговые вычеты, он обязан предоставить в доказательство документы, свидетельствующие об этом.
4. Противоречие сведений, предоставленных участником. Такая ошибка не станет причиной отклонения заявки, если не будет выявлено мошенничество со стороны поставщика/исполнителя.
5. Предоставление неполной информация в выписке ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Это не может послужить причиной отказа. Заверенная копия лицензии в данном случае является правоустанавливающим документом.
6. Выявление в ИНН технической ошибки. К серьезным нарушениям такой случай не относится. Номер ИНН отражается в учредительных документах, копии которых обязательно отправляются вместе с заявкой.

Правильное оформление документации на участие в торгах, а также предоставление полного пакета бумаг — важнейшие факторы, влияющие на результат тендера. Рекомендуется со всей ответственностью подойти к данному процессу.