Заказчик не подписывает акт выполненных работ — что делать?

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Участникам госзакупок иногда приходится столкнуться с обстоятельствами, когда подрядчик сделал работу качественно и с соблюдением сроков, но заказчик не подписывает акт выполненных работ и медлит с оплатой. Подрядчик или поставщик вправе требовать у заказчика деньги в полном объеме, прибавив к сумме пени за просрочку.

Если работы уже были оплачены авансом, то без приемо-передаточного акта невозможно отразить эти средства на балансе компании-подрядчика.

Любая задержка оплаты по госконтракту является значимым нарушением — для выплаты средств у госзаказчика есть четкие сроки, оговоренные в 44 ФЗ:

1. СМП должен получить оплату не позже чем через 15 рабочих дней с даты подписания акта выполненных работ;
2. чтобы расплатиться с остальными, более крупными поставщиками, у госзаказчика есть 30 дней с даты подписания акта.

Если сроки вышли, а заказчик не подписал контракт и от него не поступило денег, это нарушение закона. Даже если у заказчика нет средств для своевременной оплаты поставок, он не должен перекладывать свои проблемы на плечи продавца. Объясним, как быть и что предпринять, если работа выполнена, а заказчик не подписывает акт и задержал оплату.

Зачем нужен акт выполненных работ

Акт относится к категории первичных документов, необходимых для того, чтобы подтвердить оказание услуг, поставки продукции, товаров или выполнения работ и бумагой-основанием отражения совершенной сделки в бухучете и учете налогов.

Стороны заключают акт выполненных работ уже после того, как работа подрядчика завершена и заказчик остается доволен результатом. Если качество работ вызывает вопросы или сорваны сроки выполнения, госзаказчик вправе отказаться подписывать акт, но должен дать письменный отказ и перечислить обнаруженные недостатки.

Оформление актов по выполненным работам описано в ФЗ3№ 402 от 06.12.2011, ст. 9. Если оригинала такого документа у исполнителя не окажется, он не вправе требовать от заказчика оплаты.

Еще отсутствие подписанного обеими сторонами акта может обернуться штрафами и дополнительными начислениями в ходе проверки органами ФНС. Если исполнитель и заказчик оспаривают сроки, качество или объем выполненных работ, до конца разбирательства в суде стороны не смогут отразить стоимость услуг или работ в учете. Добавить суммы к налогооблагаемым базам возможно будет лишь после того, как суд решит все спорные вопросы между контрагентами.

Причины неподписания акта выполненных работ заказчиком

Есть несколько причин, которыми чаще всего руководствуется заказчик, когда не подписывает акт. Некоторые варианты подразумевают, что заказчик оплатил услуги исполнителя, но акт не прислал, из-за чего непонятно, как отразить этот факт в бухучете, если первичные документы отсутствуют. В других случаях имеют место быть споры и разногласия между госзаказчиком и исполнителем контракта. Рассмотрим самые распространенные мотивы, по которым заказчик не принимает работы.

Человеческий фактор

Случается, что представители заказчика решили сэкономить на почтовых отправлениях или вовсе забыли отослать исполнителю необходимый документ. Это не означает, что заказчик имеет нарекания к качеству работ. Если услуга уже оплачена, без акта аванс может быть возвращен заказчику в любой момент по его требованию, ведь именно акт является доказательством того, что исполнитель отработал эти деньги.

Нежелание платить

Другой вариант — заказчик не желает оплачивать услуги или нет возможности заплатить деньги в срок и потому оттягивает момент подписания акта. Есть законный механизм — обращение в судебные органы. С их помощью подрядчику можно получить оплату и защититься от недобросовестного контрагента.

Чтобы взыскать задолженность через суд, поставщику необходимо:

1. отправить заказчику письменное уведомление о том, что работы по контракту завершены — заказным письмом с уведомлением или передать лично представителям заказчика из рук в руки;
2. пригласить госзаказчика осмотреть результат оказания услуги и подписать приемо-сдаточный акт;
3. в определенное в тексте время провести комиссию по приемке работ (услуг) и зафиксировать, что представители заказчика на приемку не явились.

При выполнении этих условий исполнитель сможет подписать акт в одностороннем порядке самостоятельно и отправить его заказчику, приложив также счет на оплату услуг.

Если дело дойдет до суда, очень кстати придутся любые доказательства своевременного и качественного выполнения работ по госконтракту — экспертные заключения, техзадание, письма, отправленные заказчику и полученные от него.

Недовольство качеством или объемом работ

Если заказчик не принимает выполненные работы из-за того, что у него имеются вопросы к их объему или недоволен качеством проведения мероприятий, необходимо вести переговоры. Обычно оказывается, что он согласен подписать акт и перевести оплату после того, как исполнитель устранит все выявленные недостатки.

Вот как правильно действовать в данной ситуации:

1. Обратиться к заказчику с просьбой ответить на отправленный акт выполненных работ письменным отказом с указанием претензий и недостатков, которые должен будет исправить подрядчик.
2. Создать комиссию, куда войдут представители обеих сторон с целью совместной оценки результатов сотрудничества и поиска решения по устранению дефектов. Результатом работы комиссии должен стать акт с указанием недостатков и обозначением сроков, когда недочеты должны быть исправлены. если дефекты возникли в результате действий заказчика, их устранение будет проводиться за его счет с составлением соответствующей сметы расходов.
3. Когда недочеты будут исправлены, нужно составить два новых акта — об устранении недостатков и приемо-сдаточный. если необходимо, можно снова собрать комиссию и совместно принять результаты доработки.
4. Если договориться мирно не удалось даже после исправления дефектов, нужно обращаться в судебные органы. Суд назначит экспертизу, которая поможет определить объем работ, которые выполнил подрядчик и назначить их стоимость. исполнителю нужно будет собрать доказательства того, что работы проводились, а заказчику — подтвердить документально, что работы были выполнены с недочетами или в урезанном объеме.

Подготовка претензии заказчику

Письменными документами необходимо сопровождать решение любых серьезных вопросов, не дожидаясь, пока проблемы решатся сами собой. Все сроки в госконтрактах строго регламентированы и фиксируются на бумаге, а их нарушение приводит к тому, что будут начислены пени и штрафы.

Чтобы получить заслуженную оплату от заказчика, поставщику нужно отправить в его адрес официальную претензию. Ее подготовкой нужно заняться сразу, как только становится ясно, что возникли проблемы с приемкой и оплатой работ. Стандартной формы документа не предусмотрено.

Вот как можно составить претензию:

1. Шапка документа содержит его исходящий №, информацию об отправителе и получателе.
2. Ниже идет описание сложившейся ситуации, к примеру: «Работы по госконтракту №xxx были выполнены полностью и xx числа приняты заказчиком. Оплата ожидалась до xx числа, сроки уже вышли, но денег на наш счет не поступило».
3. Далее ссылаются на положения контракта с указанием сроков оплаты и ответственности сторон, а также на ст. 34, п. 5 ФЗ 44. Согласно федеральному закону, заказчик обязан выплатить пени за каждый день задержки выплат.
4. Необходимо предоставить расчет суммы за услуги подрядчика и суммы пеней, если они успели накопиться, а также прописать реквизиты для получения оплаты.
5. В конце претензии нужно обозначить сроки, в которые заказчик должен ответить на нее.
6. Документ подписывает ИП или руководитель компании и передает лично или почтой. При личной передаче разумно потребовать расписку в получении от представителя заказчика, форма — свободная.

Пеня по контракту

Начислять пени за просрочку оплаты если заказчик уклонился от заключения контракта и не спешить платить по счетам, можно уже на 16-й день для представителей малого бизнеса и на 31-й день для компаний.

Как считать пеню: 

0,003 ключевой ставки ЦБ * сумму долга * количество день просрочки.

Пример расчета

1. сумма контракта - 500 000 руб.;
2. задержка оплаты - 20 дней;
3. размер ключевой ставки на момент расчетов - 4,5%

Размер пени составит:

500 000 руб. * 0,003 * 0,045 * 20 дней = 1350 руб.