Инструкция по работе и подписанию документов электронной подписью

Электронная или цифровая подпись (сокращенно — ЭЦП) подходит для электронного документооборота и является аналогом обычного автографа на листе бумаги.

Виды электронной подписи:

1. Простая подпись. К этой категории относят логин и пароль, а также коды доступа, доставляемые в СМС сообщениях.
2. Усиленная квалифицированная (КЭП) / неквалифицированная (НЭП). Более сложные типы ЭЦП, для создания которых требуются программы криптошифрования. По закону такая подпись имеет ту же силу, что и автограф на бумажном носителе. Получить их можно в удостоверяющем центре, лицензированном Минсвязью.

Начиная с 1 июля 2021 года выдачей ЭЦП, помимо уполномоченных удостоверяющих центров, будет заниматься российская ФНС. Это позволит универсализировать квалифицированную подпись и применять ее для любых целей

Ценность электронной подписи в том, что она более надежна, чем обычная и ее нельзя подделать. Поэтому юридические лица и частные бизнесмены активно пользуются цифровой подписью для различных платежных и иных бумаг:

• платежных поручений;
• счетов;
• отчетности в органы ФНС.

В некоторых сферах, например, в госзакупках, наличие ЭЦП является обязательным условием для регистрации участника на торгах.

Что нужно для ЭЦП

1. Сам документ, который требует подписания (в окончательном варианте). После того как ЭЦП будет создана, изменить что-либо в тексте будет уже нельзя.
2. Актуальный сертификат квалифицированной ЭП. Данный тип электронной подписи, по российским законам, является единственным, придающим юридическую силу электронному документу без предварительных договоренностей сторон документооборота.
3. Программные средства. ЭП предусматривает применение технологии с применением программных средств, устанавливаемым пользователем на свой ПК. Могут использоваться веб-сервисы, плагины или самостоятельный полноценные программы.

Программы для подписания документов ЭЦП

Плагины

КриптоПро Office Signature

Для стандартного пакета программ Office от компании Microsoft (Excel / Word). В пакете Office существует стандартная опция «Подписать документ». Проблема в том, что с ее помощью невозможно сделать вариант подписи, которая имела бы законную силу. Зато это можно сделать, использовав компоненты софта.

Программное обеспечение является платным, но можно воспользоваться тестовым сроком. Он бесплатен для пользователя и позволяет оценить функционал и удобство сервиса. После того как плагин будет загружен и установлен на ПК, можно приступать к подписанию документов ЭЦП. Алгоритм действий следующий:

1. Зайдите в основное меню.
2. Найдите пункт «Сервис», вкладка «Параметры».
3. Далее нужно выбрать пункт «Безопасность» - «Цифровые подписи».
4. В открывшемся окне выделите сертификат ЭП, соответствующий тому, что устанавливался на ПК.
5. Для создания ЭЦП остается только нажать кнопку «Подписать», после чего система предложит приступить к вводу код доступа.

Нюансы пользования плагином КриптоПро:

1. В различных версиях Word используются механизмы подписания разного рода, поэтому если подпись будет сделана в программе одной версии, а проверена в другой, возможен некорректный итог контроля.
2. Открытие и проверка документа, подписанного КриптоПро Office Signature возможны даже на ПК, где нет такого софта.

КриптоПро PDF

Модуль позволяет создавать и проверять ЭЦП в утилитах Reader, Acrobat и LiveCycle ES компании Adobe. Сервис КриптоПро PDF будет бесплатным при сопряжении его с Adobe Reader. Другие виды программ дают право пользования в тестовом режиме без оплаты, после чего требуется покупка лицензии.

Для работы с программным модулем КриптоПро PDF требуется предварительная установка и настройка Acrobat Pro / Reader DC от Adobe. Затем нужно найти раздел «Работа с сертификатами» и выбрать пункт «Подписание». Далее будет предложено выбрать в тексте документа место проставления подписи, подходящий ее тип.

Другие программы:

• КриптоПро CSP — платный вариант утилиты для работы с криптографией (ЭЦП);
• ViPNet CSP — программное обеспечение для ЭЦП с обязательной регистрацией;
• КриптоАРМ — программа предназначается для шифрования, расшифровывания и подписания документации ЭЦП;
• ViPNet PKI Client  — ПО для работы с пользовательскими системами Linux, Windows позволяющее генерировать ЭЦП для электронных торговых площадок.

Веб-сервисы

Без скачивания и установки спецпрограмм на ПК можно подписывать ЭЦП документы всех форматов. Для этого существуют бесплатные онлайн сервисы, такие как:

Контур.Крипто

Для работы с сервисом нужно зарегистрироваться на веб-сайте, установить ПО для осуществления операций с криптографией. Пользовательский интерфейс Контур.Крипто очень простой, в нем не придется долго разбираться.

На сайте услуги доступны:

• создание и подтверждение подлинности ЭЦП;
• шифрование / расшифровка ее в электронный архив;
• сервис позволяет подписывать файлы, архивы или документы пакетно;
• есть поддержка групповой подписи (два лица и более).

Алгоритм работы с Контур.Крипто:

1. Загрузите документ, требующий подписания, в сервис. Вес файла не должен превышать 100 Мб.
2. Выберите сертификат удостоверяющего центра среди установленных на ПК.
3. Теперь нужно создать файл подписи и нажать «Подписать».
4. Сервис автоматически формирует папку, содержащую исходник документа и файл с расширением .sig, содержащий одноименную подпись.
5. Файл и его электронная подпись будут храниться на сервере. Их можно будет загрузить на ПК клиента в любой момент, чтобы отправить конечному получателю документа с ЭЦП. Адресат получит их в виде ссылки или по электронной почте в виде архива.

DocuSign

Сервис предлагает клиенту не только загрузить, но и просмотреть, отправить на подпись или самостоятельно подписать ЭЦП любую документацию. Также доступно отслеживание текущего статуса документа.

Передача данных между клиентом и веб-сервисом осуществляется с применением механизмов шифрования (AES-256 / HTTPS). Для получения доступа к функционалу DocuSign требуется создание демонстрационного аккаунта и подтверждение профиля.

PayControl (SafeTech)

Это программный комплекс, который может работать и как отдельное приложение для смартфона, и как дополнение для приложения мобильного банкинга. Позволяет ставить электронные подписи в любых цифровых каналах, включая операции CNP.

PayControl - SafeTech беспокоиться о безопасности совершаемых пользователями операций. Для этого электронную подпись привязывают к номеру мобильного телефона и устройству клиента для исключения мошеннических атак. Ключи доступа зашифрованы, а для их генерации используется смартфон клиента.

Hello Sign

Браузерный сервис для онлайн-использования ЭЦП, совместимый Gmail, Google Docs и мобильными устройствами.

Легко интегрируется с облачными хранилищами данных, совместим с подавляющим большинством известных форматов. На бесплатном тарифе можно подписать ЭЦП только три документа за месяц.

Adobe Sign

Сервис входит в продуктовую линейку Document Cloud компании Adobe. Подпись и отправка документов производится прямо с мобильного устройства или с веб-страницы браузера. отправлять документацию на подпись можно прямо из Microsoft Office, а хранить ее на Google Диск.

Финакс

Работает на интеграции с КриптоПро, т.е. чтобы подписаться надо иметь учетную запись на КриптоПро. Минусы: о нем мало кто знает; нужно авторизоваться на КриптоПро. Плюсы: быстрый и удобный

Пошаговое руководство подписания документа электронной подписью

Видео инструкция

Текстовая инструкция

1. Перейдите на страницу подписания finaxe.ru/services/crypto;

2. Выберите “Установить плагин”.

Алгоритм подписания ЭЦП: Установка плагина

3. Вы перейдете на сайт КриптоПро. Нужно установить криптопровайдер на ваш компьютер. Нажмите “Скачать КриптоПРО CSP”.

4. Введите данные.

Алгоритм подписания ЭЦП: Регистрация на КриптоПро

5. Нажмите “Скачать для Windows” (Если вы работаете на MacOS, нажмите “Выбрать другой вариант” и выберите MacOS).

Алгоритм подписания ЭЦП: Скачивание КриптоПро

6. Откройте файл, который загрузится

Алгоритм подписания ЭЦП: Установка КриптоПро

7. Дождитесь установки и перезагрузите браузер (Если после установки попросят перезагрузить компьютер, перезагрузите).

8. Вернитесь на страницу www.cryptopro.ru/products/cades/plugin и нажмите “Скачать КриптоПро ЭЦП Browser plug-in”.

Алгоритм подписания ЭЦП: Скачивание плагина КриптоПро

9. Выполните установку плагина.

Алгоритм подписания ЭЦП: Разрешение для установки плагина КриптоПро

10. После установки разрешите плагину работать в вашем браузере (Если плагин не заработал, перезагрузите браузер).

11. Вернитесь на страницу www.cryptopro.ru/products/cades/plugin и нажмите “Проверить работу плагина”.

12. Подтвердите доступ.

Алгоритм подписания ЭЦП: Подтверждение доступа 

13. В случае успешной установки появиться информация о том, что плагин загружен.

Алгоритм подписания ЭЦП: Плагин КриптоПро успешно загружен

14. Перейдите на страницу подписания документов finaxe.ru/services/crypto

15. Подтвердите доступ для плагина.

Алгоритм подписания ЭЦП: Подтверждение доступа для плагина КриптоПро

16. Загрузите файл для подписания.

Алгоритм подписания ЭЦП: Загрузка файла 

17. Выберите необходимую электронную подпись.

Алгоритм подписания ЭЦП: Выбор электронной подписи для подписания 

18. После выбора подписи нажмите "Подписать документы".

19. Вы подписали документ, поздравляем! После успешного подписания вы можете скачать архив с подписанными документами.

Алгоритм подписания ЭЦП: Документ успешно подписан