Участие в коммерческих тендерах

Коммерческие тендеры — разновидность торгов, которые не регулируются федеральными законами о закупках, а в роли заказчиков в них выступают коммерческие, а не государственные организации. Это означает, что закупочные процедуры компании организуют с привлечением собственных финансовых резервов. Частные заказчики могут выбирать поставщиков по собственным предпочтениям. Начальная цена лота в коммерческом тендере может быть любой — от нуля до бесконечности. Основными законными регуляторами коммерческих торгов выступают ФЗ «О защите конкуренции» и ГК РФ. Также при организации тендера компании вправе опираться на свои внутренние положения.

Виды коммерческих закупок

Тендеры коммерческих организаций условно можно классифицировать по нескольким видам. Расскажем коротко о каждой существующей разновидности процедур.

Закупки открытого типа

Извещение о дате торгов публикуют на коммерческой площадке, которую выберет заказчик, например, на официальной страничке компании в сети интернет. Просмотр извещения с описанием условий сотрудничества с поставщиками доступен для всех желающих.

Другой вариант — организация тендера в рамках информационно-закупочной ERP-системы.

Закрытые тендеры

Некоторые закупки невозможно публиковать в открытом доступе в связи с коммерческой тайной. Если тендер содержит информацию, которая относится к такой категории, извещение только определенный круг потенциальных участников. Как это работает:

заказчик находит номенклатуру интересующей его продукции от поставщика и предоставляет ему доступ к системе, где может отправлять заказы на нужный товар в личной переписке через электронную почту или кабинет торговой площадки..

Многоуровневые закупки

Организатор изучает предложения от участников и репутацию контрагентов на каждой стадии закупочной процедуры. Сперва коммерческий заказчик проводит предквалификацию, оценивая наличие необходимых документов и финансовую устойчивость подрядчика или поставщика, наличие или отсутствие рисков сотрудничества. И только затем переходит к изучению конкретных предложений среди тех, кто прошел первый отборочный этап.

На каких площадках искать тендеры

Коммерческие закупки, как мы уже упоминали, не регулируются 223 ФЗ и 44 ФЗ. Это означает, что у коммерческого заказчика нет ограничений по площадкам, где можно разместить тендер. У крупных частных заказчиков часто есть свои интернет-ресурсы, где компании публикуют открытую информацию об актуальных закупочных процедурах.

Если заказчик из негосударственной сферы ставит своей целью охватить широкий круг поставщиков, скорее всего он опубликует извещение о тендере на одной из коммерческих электронных площадках вроде Тендер Про или ОТС.ru. Федеральные торговые онлайн-площадки (например, РТС-тендер) также имеют функционал, который позволяет размещать коммерческие заказы.

Еще участники торгов могут обратиться к услугам платных агрегаторов — Закупки 360, Контур.Закупки, Tenderplan.ru. Это онлайн-площадки, где выложены данные об открытых в коммерческих организациях тендерах. Для новичков в сфере закупок такой инструмент может быть очень удобен: через сайт можно подать заявку на рассмотрение нескольким заказчикам одновременно, исходя из номенклатуры вашего товара. Функционал агрегатора предлагает множество точных настроек по типу продукции, срокам поставок или диапазону стоимости контракта.

Можно за фиксированную плату нанять специалиста по тендерам на аутсорсе через удостоверяющий центр или консалтинговую компанию. Такой внештатный сотрудник может не только заниматься поиском релевантных закупок, но и принимать в них участие от лица компании-поставщика. При таком сотрудничестве важно заранее обозначить объем закупок, который реально может исполнить поставщик.

Особенности проведения коммерческих тендеров

Коммерческие тендеры отличаются от государственных закупок некоторыми особенностями организации процесса. Распишем по шагам, как проходит коммерческая закупка:

1. Участник выбирает коммерческий тендер, знакомится с закупочной документацией. Все данные о торгах есть в опубликованном организатором закупки извещении. Вот на что нужно смотреть в первую очередь: информация об организаторе — сфера деятельности компании, доля на рынке, численность сотрудников и т.п.; цель закупки. Обычно в документах по тендеру информация разделена на два блока. В первом есть техзадание для подрядчика или поставщика, во втором — руководство для участников по заполнению заявки, контакты заказчика, условия тендера и т.п.; список требований к поставщикам — опыт работы в нужной отрасли, результаты предыдущих конкурсных отборов, отзывы клиентов о компании.
2. Далее нужно изучить список требований к формату, содержанию заявок и критериям определения исполнителя контракта: срокам, стоимости и другим параметрам на усмотрение заказчика.
3. Сроки коммерческой закупки. Фиксируют обычно даты открытия торгов, начала и финиша приема заявок участников и сроки рассмотрения анкет.
4. Затем необходимо подготовить и отправить заявку на участие в коммерческих торгах. Этот важный этап требует особого внимания. После отправки документации лучше убедиться, что она дошла до адресата.
5. Одно из основных отличий коммерческой от госзакупки — это этап самопрезентации. Заказчик может организовать для конкурсантов особую встречу, где потенциальные участники будут убеждать организатора в том, что нужно выбрать именно их компанию в качестве поставщика или исполнителя по контракту. Можно приводить цифры, строить графики и схемы, использовать красочные презентации, чтобы увеличить шанс на победу.
6. Выбор победителя и подведение итогов тендера. В конкурсе победителем станет тот, кто отвечает всем условиям организатора и предложил лучшую стоимость.
7. Итоги открытой закупки объявляют на общем мероприятии или публикуют на сайте коммерческого организатора. Если проводили аукцион, каждого участника извещают о принятом решении отдельно.

Как и в ситуации с госзакупками, в коммерческих тендерах закупка считается несостоявшейся, если заявку на участие подал всего один контрагент.

Требования к участникам

У разных частных заказчиков требования к участникам могут разниться еще и в зависимости от правил торговой площадки, где публикуют тендер:

• для торгов может понадобиться квалифицированная электронная подпись;
• на онлайн-площадке может быть бесплатная или платная авторизация и другие нюансы работы на сайте.

Формат закупки тоже может быть подобран на усмотрение заказчика — конкурсный отбор или аукционная процедура.

Часто для возможности принять участие в коммерческих торгах участник должен внести залог. Электронная площадка, на базе которых проводят конкурс, не требует наличия платежного поручения. Необходимая сумма будет заморожена на ЭТП до момента, пока торги не завершатся, а затем автоматически вернется на счет контрагента.

Процедура подачи заявки

Состав документов и правила участия в коммерческих торгах оставляет сам заказчик. Он же готовит инструкции по заполнению заявок. Состав данных об участнике в заявке чаще всего стандартный: информация об организации участнике (регистрационные и контактные данные, данные учредителей и руководства, документы ИП).

Перечень дополнительных требований может включать копии учредительной документации, лицензии на определенные виды работ и т.п.

Обеспечение коммерческого тендера обычно составляет небольшую долю суммы по договору — от 0,5% до 5%. Чтобы исполнителя выбрали, ему нужно не только своевременно подать все документы, но и оформить их без недочетов. Время на подачу заявки может быть ограничено 7-20 днями с даты публикации извещения о торгах. По каждому предмету торгов один участник может отправить одну заявку.

Риски участия

В бизнесе всегда есть некоторая доля риска. Это утверждение справедливо и для работы с коммерческими заказчиками:

1. У коммерсанта может не оказаться достаточно средств для оплаты поставок товара или за работу подрядчика.
2. Частные тендеры не регулируются федеральными законами, потому условия раз от раза могут сильно меняться.
3. От поставщика часто требуют документально подтвердить квалификацию и опыт.
4. Часть процедур на торговых площадках бесплатны, но есть и платные процедуры. Это накладно, особенно если поставщик участвует в нескольких коммерческих тендерах сразу.
5. Нередки случаи мошенничества, когда якобы крупный заказчик собирает обеспечение с участников и исчезает.

Чтобы свести риски участия в коммерческих тендерах к минимуму, потенциальному подрядчику или поставщику нужно детально изучить все открытые данные об организаторе: сроки ведения деятельности, отзывы клиентов и контрагентов, наличие открытых или завершенных судебных дел.