Что такое электронная подпись и где ее получить?

В связи с ростом объема информации и внедрением современных технологий в бизнесе, компаниям необходимо быстро адаптироваться и мыслить "эволюционно".

Автоматизация работы с документами позволяет в разы повысить продуктивность, благодаря сокращению времени на их создание, обработку и передачу. В результате, такой рутинный процесс становится быстрым и эффективным.

Электронные документы хороши тем, что предоставляют доступ для обработки и работы сотрудников, независимо от их местоположения. Таким образом, высвобождается масса дополнительного свободного времени и упрощается решение вопросов. Бумажные документы, электронные необходимо защищать от подделки, что помогает осуществить электронная цифровая подпись.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — сгенерированное сочетание цифр и букв и является реквизитом электронного цифрового документа. Это надежный инструмент, который подтверждает авторство конкретного документа. Применяется для ведения удаленного документооборота, участия в государственных закупках, аукционах и т.д.

ЭЦП полезна для защищенной передачи конфиденциальных сведений, персональных данных, ответственных финансовых транзакций, но в остальных случаях ее использование может только усложнить работу.

Виды электронной подписи и их отличия

В законе предусмотрены три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись

Данная подпись представляет собой просто логин и пароль и подтверждает авторизацию пользователя в системе. Ее применяют в корпоративной среде во внутреннем документообороте и подписывают служебные письма.

Яркий пример использования простой подписи - авторизация в мобильном банке при помощи логина и пароля и подтверждение онлайн оплаты кодом из смс.

Простая электронная подпись из-за своей простоты крайне уязвима и предполагает риски, поэтому не стоит подписывать ей финансовые и имущественные документы. Подпись не гарантирует, что документ подписан нужным человеком.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, государственные услуги  

Неквалифицированная электронная подпись

Такая подпись создается в результате специального криптографического шифрования информации с использованием открытого и закрытого ключа. Подпись идентифицирует владельца подписи и отслеживает изменения в документе с момента подписи. Неквалифицированная электронная подпись может использоваться в корпоративной среде на основе договорных отношений и только при соглашении о доверии таким подписям. Электронная подпись удобна для оперативных транзакций, требующих усиленной защиты.

Несмотря на более сложную и дорогую технологию, данной подписью может обладать кто угодно и она не имеет государственной защиты.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, документы для ИНФС в личном кабинете налогоплательщика  

Квалифицированная электронная подпись

Данный вид электронной подписи самый надежный, поскольку она выдается в аккредитованном удостоверяющем центре. Организация имеет лицензию от ФСБ, занимается выдачей электронных подписей.

Сертификат квалифицированной подписи следует обновлять ежегодно: отслеживать, когда срок действия истекает, и вовремя заказывать новый.

Благодаря повышенной защите, получить доступ к подписи невозможно. Если будет утерян закрытый ключ, по вашей просьбе УК аннулирует сертификат, и им нельзя будет пользоваться.

Подпись признается арбитражным судом и налоговой службой. Также КЭП активно используется поставщиками для участия в электронных госзакупках по 44-ФЗ, торгах по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, государственные услуги, документы для ИНФС в личном кабинете налогоплательщика, ПФР и ФСС, Арбитражный суд.

Что делать при потере электронной подписи

 Если вы потеряли ключ от подписи или его украли мошенники, как можно быстрее обратитесь в УЦ или МФЦ, который предоставил вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы им не воспользовались мошенники.

Восстановить доступ к утерянному сертификату или ключу электронной подписи невозможно, придется получать новый.

Как перевыпустить сертификат электронной подписи

Срок действия сертификата электронной цифровой подписи — 12 месяцев. Когда срок подойдет к концу, необходимо будет выпустить новый сертификат. Для этого нужно обратиться с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах не было изменений, то повторная подача не требуется. Если документы поменялись, нужно принести оригиналы этих документов.

Как подписывать документы электронной подписью

Существует несколько способов подписи документа электронной подписью. Рассмотрим пример с помощью Microsoft Office.

Создание подписи с помощью Microsoft Office состит из следующих шагов:

1.  В программе Microsoft Word во вкладке "Файл" откройте пункт "Сведения".
2. Затем нужно найти кнопку "Защита документа". В Excel она будет называться "Защита книги", а в PowerPoint — "Защита презентации".
3. Далее в раскрывающемся меню нужно выбрать кнопку "Добавить подпись".
4. Выберите из списка сертификат подписи и нажмите "Ок".

Если вы все правильно сделали, документ станет недоступным для изменения, и вы получите файл подписи в формате doc.sig

Как и где получить ЭЦП

Электронный ключ и сертификат получается непосредственно в удостоверяющем центре либо в МФЦ. Сертификат подтверждает, что ключ принадлежит именно вам. Ключ может быть оформлен на отдельном носителе (флешке).

Для юридического лица:

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись нужно обратиться в удостоверяющий центр или МФЦ. Найти УЦ можно на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций digital.gov.ru. На сайте кроме перечня аккредитованных центров есть карта, на которой удобно найти филиал в своем городе.

Необходимые документы для получения подписи:

• Заявление на создание электронной подписи;
• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• Копия устава для юридических лиц;
• Паспорт для ИП;
• СНИЛС для ИП.

Для физического лица:

Физические лица могут пользоваться любой электронной подписью. Простая электронная подпись может применяться для авторизации на госуслугах. Неквалифицированная подпись используется для передачи документов юридическим лицам. Квалифицированная подпись потребуется для получения госуслуг по имуществу. Например, квалифицированная подпись необходима для подписи договора купли-продажи квартиры и подачи его на госрегистрацию.

Необходимые документы для получения подписи:

• Заявление на создание электронной подписи;
• Паспорт;
• СНИЛС;
• Свидетельство ИНН.

Для физических лиц удобно получать электронную подпись в МФЦ