Что такое электронная подпись и где ее получить?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — ссгенерированное сочетание цифр и букв, которое является реквизитом электронного цифрового документа. Это надежный инструмент, который подтверждает авторство конкретного документа. Применяется для ведения удаленного документооборота, участия в государственных закупках, аукционах и т.д.

ЭЦП полезна для защищенной передачи конфиденциальных сведений, персональных данных, ответственных финансовых транзакций, но в остальных случаях ее использование может только усложнить работу.

Виды электронной подписи и их отличия

В законе предусмотрены три вида ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись

Представляет собой просто логин и пароль, подтверждающие авторизацию пользователя в системе.

Простая электронная подпись из-за своей простоты крайне уязвима и предполагает риски, поэтому не стоит подписывать ей финансовые и имущественные документы. Подпись не гарантирует, что документ подписан нужным человеком.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, государственные услуги. Яркий пример использования – авторизация в мобильном банке при помощи логина и пароля и подтверждение онлайн оплаты кодом из смс.

Неквалифицированная электронная подпись

Создается в результате специального криптографического шифрования информации с использованием открытого и закрытого ключа. Подпись идентифицирует владельца подписи и отслеживает изменения в документе с момента подписи. Неквалифицированная электронная подпись может использоваться в корпоративной среде на основе договорных отношений и только при соглашении о доверии таким подписям. НЭП удобна для оперативных транзакций, требующих усиленной защиты.

Несмотря на более сложную и дорогую технологию, данной подписью может обладать кто угодно и она не имеет государственной защиты.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, документы для ИНФС в личном кабинете налогоплательщика  

Квалифицированная электронная подпись

Данный вид — самый надежный, поскольку выдается в аккредитованном удостоверяющем центре. Организация имеет лицензию от ФСБ, занимается выдачей электронных подписей.

Сертификат следует обновлять ежегодно: отслеживать срок действия и вовремя заказывать новый.

Благодаря повышенной защите, получить доступ к подписи невозможно. Если будет утерян закрытый ключ, по вашей просьбе УК аннулирует сертификат, и им нельзя будет пользоваться.

Подпись признается арбитражным судом и налоговой службой. Также КЭП активно используется поставщиками для участия в электронных госзакупках по 44-ФЗ, торгах по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Сфера применения: внешние и внутренние электронные документы, документооборот с физическими лицами, государственные услуги, документы для ИНФС в личном кабинете налогоплательщика, ПФР и ФСС, Арбитражный суд.

Что делать при потере электронной подписи

 Если вы потеряли ключ от подписи или его украли мошенники, как можно быстрее обратитесь в УЦ или МФЦ, который предоставил вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы им не воспользовались мошенники.

Восстановить доступ к утерянному сертификату или ключу невозможно, необходимо будет получать новый.

Как перевыпустить сертификат электронной подписи

Срок действия сертификата ЭЦП — 12 месяцев. Когда срок подойдет к концу, необходимо будет выпустить новый сертификат. Для этого нужно обратиться с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах не было изменений, то повторная подача не требуется. Если документы поменялись, нужно принести оригиналы этих документов.

Как подписывать документы электронной подписью

Существует несколько способов подписи документа ЭП. Рассмотрим пример с помощью Microsoft Office:

1.  В программе Microsoft Word во вкладке "Файл" откройте пункт "Сведения".
2. Затем нужно найти кнопку "Защита документа". В Excel она будет называться "Защита книги", а в PowerPoint — "Защита презентации".
3. Далее в раскрывающемся меню нужно выбрать кнопку "Добавить подпись".
4. Выберите из списка сертификат подписи и нажмите "Ок".

Если вы все правильно сделали, документ станет недоступным для изменения, и вы получите файл подписи в формате doc.sig

Как и где получить ЭЦП

Электронный ключ и сертификат получается непосредственно в удостоверяющем центре либо в МФЦ. Сертификат подтверждает, что ключ принадлежит именно вам. Ключ может быть оформлен на отдельном носителе (флешке).

Для юридического лица:

Чтобы получить КЭП нужно обратиться в удостоверяющий центр или МФЦ. Найти УЦ можно на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций digital.gov.ru. На сайте кроме перечня аккредитованных центров есть карта, на которой удобно найти филиал в своем городе.

Необходимые документы для получения подписи:

• Заявление на создание электронной подписи;
• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• Копия устава для юридических лиц;
• Паспорт для ИП;
• СНИЛС для ИП.

Для физического лица:

Физические лица могут пользоваться любой ЭП, для ее получения нужно обратиться в МФЦ. Простая электронная подпись может применяться для авторизации на госуслугах. Неквалифицированная подпись используется для передачи документов юридическим лицам. Квалифицированная подпись потребуется для получения госуслуг по имуществу.

Необходимые документы для получения подписи:

• Заявление на создание ЭП;
• Паспорт;
• СНИЛС;
• Свидетельство ИНН.