Закрытые аукционы — что это и кто может в них участвовать?

Некоторые торги проводятся в закрытом формате. Для тендеров такого вида несвойственна конкурентная борьба, они предназначены для узкого круга исполнителей, обладающих определенными ресурсами и квалификацией.

Что такое закрытый аукцион по 44 ФЗ

Одна из особенностей торгов такого формата — победу одерживает кандидат, чья цена за исполнение контракта к концу торгов оказалась наименьшей. Условия участия в закрытом аукционе — предварительное приглашение организатора, причем доступно оно только определенной категории поставщиков. 

Все, что необходимо знать о проведении закрытых закупок, содержится в ст. 86–91 44 ФЗ. Только исключительные ситуации могут снять ограничения на организацию торгов такого рода. Каков перечень объектов закрытых аукционов?

1. Товары (работы, услуги), если данные о них по уровню секретности соответствуют гостайне.
2. Услуги сопровождения и страхования предметов, относящихся к культурному и историческому наследию страны.
3. Клининговые и водительские услуги для судей и сотрудников ФССП.

Организация закупок всех перечисленных категорий товаров предварительно согласовывается с Федеральной антимонопольной службой (ФАС). Закупки для нужд органов власти, обеспечивающих оборону и безопасность России, также проводятся только закрытым способом; Министерство обороны РФ, МВД и др. в таких случаях выступает заказчиком. Когда заявление на открытие аукциона подано по всем правилам, ФАС в течение 10 дней должна рассмотреть его и вынести свою резолюцию. Разрешение выдается на 90 календарных дней.

Как проводится закрытый аукцион

Формат торгов не предполагает, что конкурсные бумаги и прочие разъяснения размещаются где-либо в открытом доступе. Их запрещено предавать огласке в каких-либо источниках, включая сайт Единой информационной системы (ЕИС), на законодательном уровне. Также организаторы не имеют право вести аудиозапись, фиксировать переговоры на видео, обмениваться бумажными и электронными версиями сопроводительных документов. 

Отбор подрядчиков для участия в аукционе закрытого типа крайне строг. Согласно федеральному закону, кандидаты должны соответствовать следующим параметрам:

• имеют открытый доступ к сведениям государственной важности (гостайне);
• подходят по всем критериям требований законодательства;
• получили приглашение организатора.

В 2018 году законодатель дал разрешение на проведение закрытых торгов как в бумажном, так и в электронном виде. Несмотря на это право, заказчики обязаны формировать список потенциальных исполнителей только после отправки им приглашений в письменной форме. 

Согласно постановлению 223-ПП (обязательно к исполнению с 1.07.2021 г.), которое регламентирует порядок проведения закрытых аукционов в онлайн-формате, торги будут размещаться исключительно на предназначенной для этого площадке — сервисе АСТ ГОЗ. Здесь смогут организовать аукционы учреждения, относящиеся к Министерству обороны, ФСБ, Службе внешней разведки.

Процесс организации торгов закрытого формата заказчиком

Организатор не имеет права самостоятельно проводить закупку закрытого типа. Для этого предусмотрен определенный порядок действий, указанный в 44-ФЗ. Необходимо пройти ряд этапов:

1. Согласование. Заказчик обязан уведомить ФАС о предстоящей процедуре; обязательное требование — доказать необходимость организации закупки закрытым способом. В обращении следует указать причину, по которой процедура представляет собой гостайну, описать предмет торгов и предоставить список потенциальных исполнителей. ФАС рассматривает заявление в десятидневный срок. Ведомство принимает отрицательное решение в случае, если закупка не имеет грамотного обоснования либо заказчик предоставил недостаточно аргументов для организации закрытого формата торгов. При положительном ответе ФАС организатору дается 90 дней для проведения процедуры.
2. Подготовка. Решаются различные организационные вопросы по проведению аукциона, выбирается состав комиссионной группы, разрабатывается регламент ее работы.
3. Формирование пакета документов для конкурса. Организатор подготавливает и утверждает необходимые документы для участников, включая образцы шаблонов, техническое задание, проект контракта. Также заказчик вправе потребовать дополнительные документы от исполнителей, если это не выходит за рамки 44-ФЗ.
4. Публикация сообщения о торгах в ЕИС и рассылка приглашений. Организатор торгов вправе официально размещать в системе только извещение о предстоящей процедуре. Сделать это необходимо минимум за 1 месяц до наступления дня вскрытия конвертов. Также на данном этапе рассылаются приглашения потенциальным кандидатам, содержащие информацию о заказчике, данные о предмете закупки и пр.
5. Отправление конкурсной документации потенциальным поставщикам. Кандидаты вправе запросить данные о закупке, а организаторы обязаны предоставить их в трехдневный срок, если поставщик полностью отвечает предусмотренным законом требованиям.
6. Передача отчетов в ФАС. Организатор предоставляет в ведомство список всех потенциальных исполнителей, получивших конкурсную документацию, а также дубликаты их предложений. На направление документов определенного срока не установлено, но не позже пяти суток до вскрытия конвертов.
7. Рассмотрение заявлений. Все поступившие предложения регистрируются согласно внутренним правилам. В подтверждение кандидатам может быть предоставлена письменная расписка от организатора торгов. В предварительно установленный период проводится процедура вскрытия конвертов. Она длится не более десяти суток с момента завершения приема предложений исполнителей. По итогам рассмотрения заявок комиссионная группа решает вопрос о допуске кандидатов к торгам. Решение фиксируется в итоговом протоколе, который визируется каждым членом комиссии.
8. Рассылка уведомлений. Согласно ст. 89 44 ФЗ организатор торгов обязан направить дубликат протокола в ФАС в течение двух суток. Также заказчик должен уведомить всех кандидатов о принятом решении.
9. Проведение процедуры. Каждый из допущенных участников до начала аукциона регистрируется комиссионной группой; в протоколе фиксируется весь процесс. Заказчик отражает в акте подробные сведения об исполнителях, от которых поступило предложение с наименьшей ценой. В конце процедуры протокол визируется всем составом комиссии, а в ФАС направляется его копия.
10. Подписание договора с победившим кандидатом. Чтобы заключить контракт с исполнителем, закон предусматривает 10 дней после составления и заверения протокола.

Этапы и сроки проведения закрытого аукциона

44 ФЗ максимально подробно описывает порядок проведения торгов закрытым способом. Процедура состоит из ряда этапов: каждый ограничен определенными сроками и на каждом у заказчика и исполнителя есть конкретные права и обязанности.

Отправление конкурсной документации кандидатам

В течение двух дней после поступления обращения поставщика организатор обязан выслать документацию. Если за отправку предусмотрена оплата, ее сумма не должна превышать стоимость расходов за изготовление бумажных копий.

Разъяснение конкурсной документации

Каждый из приглашенных исполнителей может требовать от организатора торгов разъяснения содержания конкурсной документации. Заказчик обязан отреагировать на обращение исполнителя в течение двух рабочих дней, при условии, если запрос поступил не менее трех суток до момента завершения приема заявок.

Внесение поправок

Если организатор торгов решил внести поправки в конкурсную документацию, разрешается это сделать не позже пяти суток до завершения приема запросов исполнителей. Заказчик обязан известить всех участников процедуры об изменениях в документах в течение двух дней. При этом срок приема обращений переносится так, чтобы оставалось не менее 10 суток до окончания.

Завершение приема заявок

Прием обращений заканчивается в день вскрытия конвертов исполнителей. Если поставщик пропустил срок, его предложение не рассматривается и отправляется обратно по адресу заявителя в тот же день.

Рассмотрение предложений

Обращения участников рассматриваются специальной комиссионной группой в течение 10 дней после вскрытия конвертов. Прозрачность процесса подтверждается протоколом, копия которого направляется в ФАС. Участники извещаются о результатах предварительного отбора посредством официальных уведомлений.

Возврат обеспечения заявки

Если предложение отклонили либо кандидата по каким-либо причинам не допустили к следующему этапу аукциона, заказчик обязан вернуть обеспечение. Законодательством установлен конкретный срок для возвращения денежных средств — 5 рабочих дней.

Проведение процедуры

Торги проводятся в строго определенное время и дату. На процедуре присутствует комиссия в полном составе и представители участников, чьи заявки были отобраны на предварительном рассмотрении. В начале торгов цена уменьшается на «шаг», который установлен в размере 5%. Впоследствии он снижается на 0,5%, если ведущий трижды озвучит предложение, а никто из присутствующих кандидатов не решится заявить о меньшей цене. «Шаг» разрешается снижать до того момента, пока он будет не менее 0,5% от начальной цены. 

Аукцион считается состоявшимся в том случае, когда после троекратного объявленного предложения цены никто из кандидатов не поднял карточку. После процедуры комиссия подписывает договор, копия которого передается победившему участнику вместе с контрактом в трехдневный срок.

Разъяснение итогов торгов

Каждый из участников имеет право обратиться к заказчику с требованием разъяснения результатов проведения аукциона уже после подписания комиссией протокола. Организатор торгов обязан предоставить пояснение в течение двух дней.

Заключение договора

Выигрывает контракт тот исполнитель, чья цена оказалась самой низкой. С ним и подписывается договор подписывается в десятидневный период с момента составления протокола. Победитель торгов передает организатору подписанный контракт вместе с его обеспечением. Если исполнитель не предоставил договор в положенный срок, его признают уклонившимся и победу присудят участнику, у которого было предыдущее ценовое предложение.

Почему закрытый аукцион могут признать несостоявшимся

Иногда закрытые аукционы признают несостоявшимися. Причины:

• ни один поставщик не направил заявку;
• была подана лишь одна заявка;
• комиссия не одобрила ни одного предложения;
• комиссия отобрала единственную заявку, подходящую по всем критериям;
• участник, занявший второе место по итогам процедуры, отказывается от подписания контракта.

Только по совокупности всех перечисленные ситуаций организатор вправе передать договор для исполнения единственному исполнителю согласно ст. 93 44 ФЗ.

Как попасть на закрытый аукцион

Чтобы потенциальный исполнитель, соответствующий всем требованиям законодательства и организатора, стал участником закрытого аукциона, потребуется неукоснительно выполнить ряд процедур. Схема действий состоит из следующих шагов:

1. Подготовка и отправка запроса организатору на предоставление сведений о предстоящих торгах. Письменное обращение недействительно без документа, подтверждающего, что кандидат подходит по всем требованиям законодательства и что у него есть допуск к секретной информации государственного значения.
2. Составление заявления. Участник скрупулезно изучает конкурсную документацию и при необходимости уточняет у заказчика отдельные пункты.
3. Внесение обеспечения. Его величина, в соответствии со ст. 86 44 ФЗ, не может превышать 5% от начальной цены контракта. Обычно участники в качестве обеспечительной меры предоставляет банковскую гарантию.
4. Отправление документации. На этом этапе кандидат должен составить заявку, заполнить необходимые бланки, приложить подтверждающую документацию для участия в процедуре. Каждый лист документов нумеруется, заверяется печатью и подписью руководителя. Участник может отказаться от участия в торгах в любой момент до дня рассмотрения кандидатур.
5. Участие в торгах. До торгов, проводимых в закрытой форме, допускаются только поставщики, чье обращение рассмотрено и одобрено. Такие кандидаты вправе предлагать свою цену за исполнение контракта в процессе проведения аукциона.
6. Отправление запроса о разъяснении результатов торгов. В соответствии со ст. 90 44-ФЗ кандидатам предоставляется возможность обратиться к организатору торгов за пояснениями итогов процедуры. Заказчик обязан отреагировать на обращение в течение двух дней. Если этого не произошло, исполнитель имеет возможность обратиться в ФАС с заявлением о неправомерных действиях заказчика.
7. Заключение контракта. С победителем торгов подписывается договор. В пятидневный срок после проведения процедуры подрядчику возвращаются денежные средства, предоставленные в качестве обеспечения.

Как подготовить заявку на участие в закрытом аукционе

По телефону подать заявку на участие в закрытом аукционе нельзя. Законом предусмотрена только письменная форма обращения к организатору торгов. Соответствующий бланк, как правило, вкладывается в пакет конкурсной документации. Там же указываются сроки для подачи обращения.

По каждому объекту закупки разрешается подать лишь одну заявку. Ее бланк визируется руководителем и заверяется печатью, страницы нумеруются и подшиваются. Весь пакет документов вместе с заявкой складывается в конверт и запечатывается. К нему прилагается сопроводительное письмо, содержащее опись всех бумаг.

Необходимые документы для участия

Согласно ст. 88 44-ФЗ участники помимо заявки предоставляют организатору торгов следующие документы:

• анкетные данные уполномоченного лица;
• выписка из ЕГРЮЛ либо дубликат, заверенный нотариусом;
• копии документов представителей, подтверждающие их личность;
• доверенность на представление интересов;
• дубликаты учредительной документации;
• вердикт руководителей предприятия об одобрении крупной сделки;
• ценовое предложение;
• письмо, подтверждающее, что кандидат соответствует требованиям конкурсного законодательства;
• другие документы, утвержденные правовыми нормами, закрепленными в ст. 14 44-ФЗ.

От кандидатов не требуются какие-либо дополнительные документы помимо вышеперечисленных. Запрашивать от будущих участников что-либо еще организатору торгов запрещается. Если это правило нарушено, исполнитель вправе обжаловать в ФАС неправомерные действия организатора торгов. 

Законодательством разрешается организовывать аукционы закрытым способом только в ситуациях, установленных законодательно. Чтобы принять участие в подобных торгах, поставщики должны иметь доступ к гостайне и обзавестись приглашением от заказчика. Сообщение о предстоящей закрытой процедуре появляется на портале ЕИС. Другие сведения потенциальные кандидаты смогут получить лишь после официального уведомления в письменном виде от заказчика. Законность организации и сама процедура закрытых торгов регулируется ФАС.